跟着社会建设导向的调整，涉及民生的单据资料被逐步纳入到单据资源建设体系中。城市拆迁单据、劳模单据、学籍单据、知青单据、婚姻单据等一大批民生单据都大量被接收进单据馆中。十年间，单据馆馆藏总量增长超过1.5倍，把这些单据存档一直是困扰执法职员及存档工作者的问题。
单据治理目前存在的主要问题：
1、单据存量巨大，有时候找寻一个资料就得花费一天的时间。
2、保留的单据无可避免会遭受受潮，虫蚀以及其他劫难的侵害，一些没有备份的文档一旦损毁，造成的损失是无可估量的。
3、单据归档范围不够明确，使得各部门不清晰哪些单据，而且单据的查询也是很头疼的问题。
4、存档的文档的空间，跟着时间的积累会越来越大。
5、每一类单据都进行借阅流程，影响工作效率。
高拍仪单据系统解决存档问题：
1、单据治理的备份工作，高拍仪通过和网络技术结合，实现信息影像查询速度的进步，从而减少了纸质文档损坏，也可以大大减少库存资金占用。
2、快速调阅，通过高拍仪在建立了单据库后，可以实现索引信息影像的查询。根据实际情况对单据的归档范围进行明确划定，大大减少了查找的时间，进步了查阅的效率。
3、高拍仪能提高效率，可以让升级维护变得更加轻松，从而节省人工本钱，只需要少数职员就可以进行整个系统维护。 单据系统结构得到优化，可以快速进行文书单据、专门单据、科技单据、婚姻单据、学籍单据、城市拆迁单据等多个门类查阅。一来不仅调阅快捷，处理灵活，而且数字化技术成为单据馆服务社会、服务群众的核心资源。
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